Cara Rekap Orderan Online Shop dari Chat WhatsApp, Plus Template

Rekap orderan online shop itu catatan semua pesanan yang masuk: siapa beli, produk apa, berapa banyak, dikirim ke mana, dan udah bayar atau belum. Kalau pesanan masuk lewat chat WhatsApp, cara paling rapi ada tiga: satu tabel dengan kolom tetap, rekap yang dikirim balik ke pelanggan buat dicek, dan status bayar yang diperbarui tiap hari. Di bawah ada template kolomnya, contoh isinya, dan rumus Excel-nya.

Kenapa rekap orderan dari WhatsApp gampang berantakan?

Di marketplace, pesanan udah rapi dari sananya. Di WhatsApp, pesanan datang dalam bentuk obrolan:

kak mau yg hitam L 2, yg navy M 1. kirim ke rumah ibu aja ya alamatnya nanti aku kirim

Alamatnya baru nyusul satu jam kemudian. Kurirnya dipilih besok pagi. Transfernya masuk lusa, dengan nominal yang beda seribu dari total. Kalau semua ini baru dicatat malam hari dari scroll chat, ada tiga hal yang biasanya kejadian:

• Varian ketuker. "Hitam L 2, navy M 1" jadi "hitam M 2" di catatan.
• Total salah hitung. Ongkir lupa ditambah, atau diskon lupa dikurangi.
• Pesanan nyangkut. Pelanggan udah bilang jadi, tapi nggak ada yang nagih pembayarannya.

Masalahnya bukan di admin yang kurang teliti. Masalahnya data pesanan kececer di banyak bubble chat, dan nggak ada satu tempat yang jadi pegangan.

Template rekap orderan: 12 kolom yang wajib ada

Pakai Excel atau Google Sheets, bebas. Yang penting kolomnya tetap, biar tiap admin nyatet dengan cara yang sama.

Satu baris untuk satu produk. Kalau satu pelanggan beli dua varian, jadinya dua baris dengan no. order yang sama.

Contoh rekap orderan olshop

Ini contoh isi rekap satu hari untuk toko kaos. Nama dan angka cuma contoh.

Perhatiin order OS-0926-01: ongkirnya cuma ditulis di baris pertama, biar nggak kehitung dua kali waktu kamu jumlahin.

Cara rekap orderan di Excel atau Google Sheets

1. Bekukan baris judul. Menu View, lalu Freeze. Judul kolom tetap kelihatan waktu data udah ratusan baris.
2. Bikin pilihan untuk kolom Status. Pakai Data Validation, isi pilihannya "Belum" dan "Lunas". Admin tinggal pilih, nggak ada yang nulis "udh tf" atau "lunas kak".
3. Pakai rumus untuk Total. Kalau Qty di kolom F, Harga di G, dan Ongkir di H, isi Total dengan =F2*G2+H2, lalu tarik ke bawah. Di Excel berbahasa Indonesia, pemisah rumus kadang titik koma, bukan koma.
4. Filter status tiap pagi. Filter kolom Status ke "Belum". Itu daftar pelanggan yang perlu ditagih hari ini.
5. Bikin ringkasan per produk. Pakai Pivot Table: Produk di baris, jumlah Qty di nilai. Kelihatan varian mana yang paling laku dan perlu restock.

Satu lagi: tentuin satu orang yang pegang file ini. Kalau tiga admin ngedit bareng tanpa aturan, rekap jadi sumber masalah baru.

Kirim rekap balik ke pelanggan sebelum dicatat

Langkah yang paling ngurangin salah catat justru terjadi di chat, bukan di Excel. Sebelum pesanan masuk tabel, kirim rekapnya ke pelanggan:

Kak Rina, ini rekap pesanannya ya: Kaos Basic Hitam L x2 = Rp 170.000 Kaos Basic Navy M x1 = Rp 85.000 Ongkir JNE REG = Rp 12.000 Total Rp 267.000, kirim ke Rina, Tegalsari, Surabaya. Udah sesuai kak?

Kalau ada yang salah, pelanggan yang benerin sekarang, bukan komplain waktu paketnya datang. Rekap ini juga momen yang pas buat langsung kirim cara bayar, karena pelanggan lagi di posisi "jadi beli". Alurnya kami bahas lebih lengkap di cara closing di WhatsApp dari tanya harga sampai transfer.

Minta pelanggan ikut format order ("Nama/Alamat/Produk/Qty") boleh aja, tapi jangan berharap semua ngikutin. Kebanyakan pelanggan tetap ngetik bebas. Yang lebih bisa diandalkan: kamu yang ngerapiin, lalu minta mereka konfirmasi.

Kapan rekap manual udah nggak kepegang?

Tabel di atas cukup buat toko dengan belasan pesanan sehari. Tandanya kamu udah butuh cara lain:

• Rekap baru sempat diisi malam hari, jadi pelanggan yang nanya status siang hari nggak bisa dijawab.
• Ada pesanan yang ketahuan nggak dikirim karena nggak pernah masuk tabel.
• Admin lebih lama nyalin chat ke Excel daripada ngobrol sama pembeli baru.

Di titik ini, yang perlu diotomatisasi bukan Excel-nya, tapi proses ngumpulin data dari chat. Admin Canggih ngerjain bagian itu lewat fitur rekap pesanan otomatis dari chat: AI narik produk, jumlah, alamat, dan kurir dari chat yang diketik bebas, ngitung ongkir, lalu kirim rekap lengkap dengan total buat dicek pelanggan. Setelah pelanggan konfirmasi, pesanan tercatat di halaman Penjualan di dashboard dan bisa kamu unduh sebagai Excel.

Biar jelas batasnya: ekspor Excel itu unduhan manual, bukan spreadsheet yang ke-update sendiri, dan nggak ada sinkron ke Google Sheets. Kalau rekap dari AI nggak lolos pengecekan total, chatnya dioper ke admin, bukan dipaksa jadi pesanan.

Kalau toko kamu jualan banyak produk dan varian lewat WhatsApp, lihat Admin WhatsApp untuk toko online, atau langsung cek Admin Canggih, admin AI yang bales chat dan bikin pesanan 24 jam. Biasanya live kurang dari 24 jam setelah katalog dan aturan toko kami terima. Kalau chat yang masuk udah numpuk duluan sebelum sempat direkap, baca juga cara handle chat pelanggan banyak tanpa kewalahan.

FAQ

Apa bedanya rekap orderan dan laporan penjualan?

Rekap orderan itu catatan per pesanan, dipakai tiap hari buat packing, nagih, dan kirim resi. Laporan penjualan itu ringkasan dari rekap, misalnya total omzet per minggu atau produk terlaris per bulan. Rekap yang rapi bikin laporan tinggal dijumlahin.

Kolom apa yang paling sering dilupakan?

Status bayar dan nomor resi. Tanpa status bayar, pesanan yang belum dibayar nggak ada yang nagih. Tanpa resi, tiap pertanyaan "paketnya udah sampai mana" harus dicari manual.

Rekap orderan lebih enak di Excel atau Google Sheets?

Kalau adminnya lebih dari satu, Google Sheets lebih praktis karena bisa dibuka bareng dan selalu versi terbaru. Kalau cuma kamu yang pegang, Excel juga cukup. Template kolomnya sama.

Admin Canggih bisa ngisi Google Sheets aku langsung?

Nggak. Pesanan dari Admin Canggih tercatat di halaman Penjualan di dashboard, dan bisa diunduh sebagai Excel secara manual.

---

Artikel ini ditulis oleh Tim Canggih.AI. Tiap malam masih nyalin chat pesanan ke Excel? Chat kami di WhatsApp atau follow @canggihai_official.