Cara mengatur stok online shop yang jualan di WhatsApp dan marketplace: tentuin satu tempat yang jadi sumber angka stok, kasih SKU yang sama di semua channel, potong stok begitu pesanan lunas, sisihin stok cadangan buat barang laris, lalu cocokin angka sama barang fisik secara rutin. Di bawah ada tiga cara nyatetnya (spreadsheet, aplikasi stok, atau disambung ke chat), template kolom yang bisa langsung dipakai, dan kenapa stok di WhatsApp paling sering meleset.
Di marketplace, pembeli checkout sendiri dan stok dipotong di dashboard toko itu. Di WhatsApp, nggak ada yang motong apa-apa. Admin jawab "ready kak" dari ingatan, atau dari spreadsheet yang terakhir diupdate kemarin sore.
Polanya hampir selalu sama:
Masalahnya bukan admin yang ceroboh. Masalahnya ada dua angka stok yang hidup sendiri-sendiri, dan WhatsApp nggak nyambung ke dua-duanya.
| Aturan | Kenapa penting | Cara praktisnya |
|---|---|---|
| Satu sumber angka | Dua angka pasti beda suatu saat | Pilih satu: spreadsheet, aplikasi stok, atau gudang. Channel lain ngikut |
| SKU sama di semua channel | Tanpa SKU, "kaos hitam L" bisa ketulis 3 versi | Satu kode per varian, dipakai di katalog WA, marketplace, dan catatan gudang |
| Potong stok saat lunas | Pesanan yang belum dibayar sering batal | Tandai "dipesan" waktu rekap, potong waktu pembayaran masuk |
| Stok cadangan barang laris | Ada jeda antara laku dan angka berubah | Sisihin 1 sampai 2 pcs buat varian yang paling cepat habis |
| Cocokin sama barang fisik | Barang rusak, retur, dan salah hitung numpuk | Cek rutin, minimal mingguan buat barang laris |
Aturan nomor tiga yang paling sering dilanggar. Banyak toko motong stok begitu customer bilang "ambil kak", padahal belum tentu bayar. Hasilnya stok kelihatan habis, padahal barangnya masih di rak. Cara nyatet pesanan yang belum dan udah lunas ada di cara rekap orderan online shop dari chat WhatsApp.
| Cara | Cocok buat | Batasnya |
|---|---|---|
| Spreadsheet | Produk sedikit, satu atau dua channel | Diupdate manual, gampang ketinggalan pas lagi ramai |
| Aplikasi stok atau omnichannel | Jualan di beberapa marketplace sekaligus | Chat WhatsApp tetap dijawab admin dari angka yang dia lihat |
| Stok disambung ke yang jawab chat | Toko yang chat WA-nya ramai | Butuh SKU rapi dan setup di awal |
Ini titik mulai yang paling masuk akal. Satu baris per varian, bukan per produk. Kolom yang kepake:
| Kolom | Isi |
|---|---|
| SKU | Kode unik per varian, misalnya KAOS-HTM-L |
| Nama produk | Nama yang dipakai pembeli |
| Varian | Warna, ukuran |
| Stok fisik | Hasil hitung terakhir |
| Dipesan, belum lunas | Diisi dari rekap chat |
| Stok bisa dijual | Stok fisik dikurangi dipesan |
| Tanggal cek terakhir | Biar ketahuan angka mana yang udah basi |
Kolom "stok bisa dijual" inilah yang dipakai admin waktu jawab chat. Jangan pakai stok fisik, karena sebagian barangnya udah dipegang customer lain yang tinggal bayar.
Kalau kamu jualan di beberapa marketplace, aplikasi omnichannel bisa nyamain stok antar toko dari satu gudang. Ini ngurangin kerjaan update manual. Tapi coba cek satu hal: chat WhatsApp kamu dijawab pakai angka dari mana? Kalau admin tetap ngintip spreadsheet atau nebak, celahnya masih sama.
Di sini angka stok yang dipakai buat jawab "ready kak?" disamain berkala dengan angka di gudang, bukan diketik ulang sama admin. Celah di bagian atas tadi menyempit, karena nggak ada lagi angka ketiga yang hidup di kepala admin.
AI yang jawab chat cuma sebagus data stoknya. Kalau katalognya basi, AI juga bakal bilang ready buat barang yang udah habis.
Di Admin Canggih, AI balas chat WhatsApp otomatis pakai harga, varian, dan stok dari katalog toko kamu. Buat toko yang stoknya udah di Jubelio, ada integrasi Jubelio yang bikin stok di Canggih ikut angka satu gudang Jubelio. Kalau mode sinkron stok diaktifkan, angkanya disamain berkala dan dicocokkan lewat SKU yang sama. Waktu AI bikin pesanan, stoknya dicek sekali lagi ke Jubelio. Kalau pengiriman pesanan ke Jubelio diaktifkan, pesanan yang udah dibayar masuk Jubelio sebagai pesanan lunas yang siap diproses gudang.
Beberapa batas yang perlu kamu tahu sebelum nyambungin:
Jadi kerjaan paling penting sebelum nyambungin apa pun tetap sama: SKU yang rapi. Kalau produkmu juga dipajang di katalog WhatsApp Business, cara ngatur item yang lagi kosong ada di panduan katalog WhatsApp Business.
Admin Canggih mulai dari paket Starter Rp1.500.000 per bulan untuk 1.000 balasan AI (sekitar 250 chat), belum termasuk PPN. Setup mandiri gratis. Kalau mau tim Canggih yang ngurus sampai jadi (Express Integration), biayanya Rp 1 juta. Biaya pesan dari Meta mengikuti kebijakan Meta. Ada demo gratis lewat WhatsApp kalau mau lihat dulu cara AI-nya jawab stok.
Gimana cara mengatur stok online shop yang jualan di banyak tempat?
Pilih satu sumber angka stok, kasih SKU yang sama di semua channel, dan biarin channel lain ngikut angka itu. Pisahin barang yang udah dipesan tapi belum lunas dari stok yang bisa dijual, lalu cocokin sama barang fisik secara rutin.
Aplikasi stok barang online shop perlu nggak buat toko kecil?
Kalau produknya sedikit dan cuma jualan di satu atau dua channel, spreadsheet yang rapi biasanya cukup. Aplikasi stok mulai kerasa manfaatnya waktu kamu jualan di beberapa marketplace dan update manual mulai ketinggalan.
Kapan stok sebaiknya dipotong, waktu customer pesan atau waktu bayar?
Waktu bayar. Waktu customer pesan, tandai sebagai "dipesan, belum lunas" biar admin lain nggak jual barang yang sama. Kalau nggak dibayar sampai batas waktunya, kembalikan ke stok bisa dijual.
Gimana biar admin WhatsApp nggak bilang ready buat barang yang udah habis?
Kasih admin satu angka yang selalu diupdate, yaitu kolom stok bisa dijual, bukan stok fisik. Cara yang lebih rapat: angka stok yang dipakai buat jawab chat disamain berkala dengan gudang, bukan dicatat ulang manual.
Stok di Admin Canggih bisa ikut Jubelio?
Bisa, lewat integrasi Jubelio. Kalau mode sinkron stok aktif, stok tiap produk di Canggih disamain berkala dengan satu gudang Jubelio lewat SKU yang sama, dan dicek lagi waktu pesanan dibuat. Harga dan nama produk tetap diatur di Canggih.
Artikel ini ditulis oleh Tim Canggih.AI. Udah jawab "ready kak" terus ternyata barangnya laku di marketplace? Chat kami di WhatsApp atau follow @canggihai_official.
Cara menjawab customer yang bilang mahal: jangan langsung turunin harga, dan jangan debat. Akui dulu, tanya dia bandingin sama apa, jelasin bedanya pakai fakta…
Label WhatsApp Business nggak dihapus, tapi lagi diganti jadi fitur Daftar. Pusat Bantuan WhatsApp nulis bahwa label kini menjadi daftar dan peluncurannya…
Akun WhatsApp Business diblokir artinya WhatsApp menilai aktivitas nomor itu melanggar Ketentuan Layanan, biasanya karena spam, pesan massal atau otomatis…
Mulai dari salah satu, atau langsung coba dua-duanya. Setiap workflow yang kamu otomatisasi itu, jadi waktu buat mikirin hal yang lebih penting.